「口座振替に1ヶ月」から「その場で完結」へ 大学受験ALCSの月謝管理一本化
スクール名
運営会社
ALCS株式会社
業種
学習塾
業態
大学受験専門の学習塾。直営校のほか、ALCSの名前を掲げて運営する提携塾があり、オンラインでの学習支援も展開
所在地
埼玉県加須市（本部）を中心に、埼玉（熊谷）・沖縄（浦添）・北海道（札幌）など全国に拠点を拡大中
対象
高校生（大学受験生）
導入前の課題
口座振替の登録に1ヶ月かかり、Web申込でもエラーが頻発／請求まわりを手元の管理表で運用していた
導入後の変化
新規生徒の登録がその場で完結。月謝の請求・生徒登録を1つのプラットフォームに集約
教室紹介
ALCS（アルクス）は、埼玉県の加須市を拠点とする、大学受験専門の学習塾です。直営校に加えて、提携塾があり、そのネットワークは札幌・沖縄など各地へ広がりつつあります。
さらに、提携するオンラインスクールや、大手塾と共同で立ち上げたオンライン学習プロジェクトにも参画。校舎に通う生徒だけでなく、オンライン上で学ぶ生徒まで面倒を見る体制を築いています。指導面では、週単位で行う個別のチュータリング（面談）に加え、映像コンテンツと、予備校講師との連携による双方向のライブ配信授業を展開。一般入試に加え、推薦入試対策にも対応しています。
小川様（代表）
ALCSを率いる小川武志様は、埼玉の拠点を軸に、札幌（北海道）・浦添（沖縄）など全国を飛び回りながら、新しい拠点や提携先の開拓を進めています。学習塾の運営にとどまらず、提携塾のネットワークづくり、オンライン学習プロジェクトの立ち上げなど、複数の取り組みを同時に走らせている方です。
導入の背景
事業と拠点が広がっていくなかで、小川様が抱えていたのは「お金まわりの手続きが、とにかく前に進まない」という悩みでした。
「スムーズに進んでも1ヶ月」——終わらない口座振替の登録
ALCSでは長らく、口座振替で月謝を回収してきました。しかし小川様によれば、その登録手続きがとにかく重かったといいます。
「もともとは口座振替の用紙で手続きしていたのですが、スムーズに進んでも1ヶ月ほどかかっていました」
やがてWebからも登録できるようになりましたが、今度は別の問題が起きました。
「Webでも登録できるようになったのですが、今度は多くの方がエラーの連続でした」
保護者がつまずくたびに手続きは止まり、登録が完了しない。入塾したのに月謝の回収が始められない期間が、生徒ごとに積み上がっていきます。 現在も併用している口座振替の仕組みについて、小川様は「多くの方が苦戦しています。手続きが煩雑なうえに、カード払いにも対応していないんです」と振り返ります。
決め手は、請求管理のDXと「その先」の予約管理
もうひとつの課題が、請求まわりの管理でした。 当時は請求に関わる情報を手元の表で管理しており、生徒ごとの受講状況と請求内容を人の手で突き合わせる必要がありました。小川様が求めていたのは、この月謝管理をシステムに移してDX（デジタル化）すること、そして毎月の請求作業そのものの負担を軽くすることです。教室管理システム「コエテコマネージャー byGMO」を選んだ一番の理由は、この2点にありました。
加えて、今後の事業展開を見据えた拡張性も決め手になりました。請求まわりを整えるだけで終わらせず、オンラインでの相談予約をはじめとする予約管理まで、同じ仕組みの上に広げていけることが導入決め手の後押しとなりました。
導入後、変わったこと
コエテコマネージャー byGMO を使い始めたことで、生徒の登録から月謝の請求までの流れが大きく変わりました。
1ヶ月待ちの登録が、その場で完結するように
新しいフローでは、まず簡単な申し込みフォームで最低限の情報（生徒名・保護者名・メールアドレス）だけを受け取り、運営側でシステムに生徒登録を行います。その後は招待用のQRコードやURLを送るだけ。生徒自身がログインして会員登録を済ませ、保護者はクレジットカードの登録をするだけで手続きが終わります。
この「運営側で先に登録してしまう」流れを、小川様は生徒の実態からも支持しています。
「生徒に『登録しておいてね』と伝えても、どうしてもタイムラグが出てしまうんです。その場で済ませてもらうのが一番です。こちらで登録してしまえば、あとは決済の登録だけで済みます」
実際に夏の講座で新しく入った2名をこの流れで案内したところ、一度で手続きが完了しました。 「多くの方が苦戦する」「スムーズに進んでも1ヶ月」だった状態から、一度での登録完了は大きな変化です。
月謝と単発費用を分けて管理。請求業務が簡単に
以前は、誰がいつまで何を受講し、いくら請求するのかを、手元の表と頭の中で突き合わせていました。いまは月謝のように毎月同じ金額が発生するものを「月額請求」、夏期講習や推薦対策講座のような費用を「単発請求」として分けて登録できます。途中入塾で支払い済みの月がある生徒も、残りの月を月額請求、不足分を単発請求として組み合わせれば、実態どおりの請求が組めます。
月額請求を一度設定してしまえば、あとは毎月1日に請求データが自動で作られ、5日に確定すると同時に保護者へ通知が届く。毎月の手作業そのものが無くなりました。
生徒が受講しない期間は「休会」ステータスに切り替えられるため、名簿を残したまま在籍の実態に合わせた運用ができます。季節講習のようにスポットで通う生徒が多い塾でも、過去の受講生の名簿をそのまま資産として持ち続けられる仕組みです。
月謝管理の先にある、「規模が増えても回る」運営へ
一連の設定を終えた打ち合わせの最後、小川様はこう振り返りました。
「とりあえず、0だったのが1歩は進んだと思います。その1歩は大きいですね」
小川様がコエテコマネージャー byGMO に見出しているのは、目の前の作業が楽になること以上に、規模が増えても同じやり方で回り続けることです。
「生徒数をもっと増やしていきたいと考えています。今後のことを考えると今の力技のやり方では限界があると感じていましたので」
スタッフの管理についても、「オンライン面談を担当するスタッフを何百人規模に増やしていくなら、予約枠を使って面談の担当を管理するやり方が欠かせません。そうしないと、誰がいつ対応するのか把握できなくなってしまいます」と語ります。人手でなんとかできる範囲を超える前に、仕組みに置き換えておく -それが今回の導入の位置づけでした。
今後入塾する生徒については——
「今後の入塾はコエテコマネージャー byGMOに切り替えていければいいですね」
口座振替の登録に1ヶ月かかっていた教室が、月謝管理を一本化し、生徒の管理、さらには拠点の一括管理まで見通せるようになる。生徒が増えるほど運営が重くなっていく感覚に覚えのある教室運営者にとって、ALCSの歩みは一つの道筋になりそうです。