「月謝の未払いが、ゼロになりました」ロボコン世界4位チーム輩出校が、月謝請求業務を"仕組み"に任せるまで

まず変わったのが、請求業務にかかる時間です。以前は1日を費やしていた確認作業が、わずか5分ほどにまで短縮されました。

「画面が非常に見やすくなり、締め切り間際の忙しい時間帯でも、瞬時に作業を完了できるようになりました」

確認すべき情報がひとつの画面に集まったことが、そのまま時間の短縮につながりました。

導入後、最も改善を実感しているのが「月謝の請求・回収」。なかでもはっきりと表れた変化が、未払いの解消です。

「以前は、振替のシステムと請求のシステムが分かれていたこともあり、口座振替では未払いの方が7〜8名ほど発生していました。カード払いへ移行し、システムを一本化できたことで、未払いの受講生がゼロになったんです。 以前は未払いの受講生にお支払いの催促をする必要があり、督促のメールを送ること自体が精神的な負担でしたし、教室としての印象を悪くする要因にもなっていましたが、それがなくなりました」

未払いの解消は、単なる回収率の改善ではありません。「催促」という、教室と保護者の関係をぎくしゃくさせかねないコミュニケーションそのものを不要にした、という点に大きな意味がありました。

請求業務の変化は、体制面にも及びました。特に活用されているのが、自動請求・決済機能とオンライン振替機能です。

「以前は請求のために事務員を雇っていましたが、今は専属の事務員がいなくなりました。たとえば単発請求を使えば一回限りの請求もすぐにできるので、運営メンバーがそのまま請求まで済ませられるようになったんです」

加えて、保護者からの問い合わせも大きく減少しました。以前は1日に5〜6件あった問い合わせが、現在は1〜2件にまで減っています。

「以前のシステムは複数のアプリに分かれていて不安定でしたが、今は一つのシステムで完結しているので、保護者にとっても分かりやすくなったんだと思います」

自動化によって人件費などのコストを抑えられるうえ、システムが一本化されたことで、新しい運営メンバーが加わってもすぐに使いこなせる。木村様は、そうした「学習コストの低い、盤石な体制」を築くことの重要性を話してくれました。

業務が軽くなったことは、教室が「何に時間を使えるか」にも及びました。

Dot.labo様には、WROやロボカップの上位入賞を目指す「ロボ部」があります。以前は事務作業に時間と気持ちを取られ、こうした特別クラスの準備は後手に回りがちでした。

「事務関係の重荷がとれ、楽に臨むことができました。そのため、WROの運営の準備にも早期に取り掛かることができました」

システムが分かれていた頃の複雑さがなくなり、確認や請求にかかる時間が減った。その分を、ロボ部のような特別クラスに余裕を持って充てられるようになったと木村様は話します。

月謝の確認が1日から5分になるというのは、単に事務が速くなったという話ではありません。空いた時間が、世界に挑む子どもたちの準備に回っていく。教室の実績と生徒の伸び代は、そこから生まれます。

Dot.labo様は、コエテコマネージャーのAPIを使って、自分たちの手で2つの仕組みをつくりました。

1. 教室案内アプリ — 迷子がゼロに

複数フロアで教室を運営し、直前の教室変更も多いDot.labo様では、生徒が今日の教室にたどり着けないことが少なくありませんでした。そこで同校は、教室の場所を案内するアプリを自作。 コエテコマネージャーが持つ当日のレッスン・受講生のデータをAPIで取得し、「今日どの教室へ行けばいいか」を画面に表示する仕組みです。入退室管理とあわせて一括で確認できるダッシュボードとして運用され、迷子はゼロになりました。

2. 売上・稼働の可視化 — 運営判断の材料に

もうひとつが、運営側のためのダッシュボードです。売上CSVと生徒一覧APIを、生徒の紐づけキーでマッチングして掛け合わせ、月間売上、教室ごとの売上、各クラスの平均受講数をグラフ化しました。 定員8名に対して4.7名、4.3名といった充足率が数字で見えることで、クラス編成や校舎ごとの状況が判断できるようになっています。

迷子対策は、私たちが想定していなかった課題です。それでも解決できたのは、APIを開いていたから。現場が自分たちで課題を解けること自体が、コエテコマネージャーの設計思想でもあります。

なお構想中の3つ目として、受講生が開発したICカード解錠システムをAPIで連動させ、入室管理に組み込む計画も進んでいます。

「自分がつくった仕組みが、お客さまが実際に使っているものの中に組み込まれる。受講生にとって、社会とつながる貴重な体験になると思っています」